Afspraken beleid

Visie op gewenste en ongewenste omgangsvormen, hiervan afgeleide organisatienormen. Deze visie dient tot stand te komen door dit op de werkvloer bespreekbaar te maken en is instemmingsplichtig voor de ondernemingsraad.  

Gedragsregels waarin is omschreven welke omgangsvormen wel en niet geaccepteerd worden (vertaling van de organisatienorm) en een sanctiebeleid dat de consequenties beschrijft van niet geaccepteerd gedrag. Dit is instemmingsplichtig voor de ondernemingsraad.

Afspraken over het uitvoeren van een RI&E gericht op het in kaart brengen van de blootstelling aan ongewenste omgangsvormen en het sociaal veilig voelen en de risicofactoren die de kans op het ontstaan van ongewenste omgangsvormen vergroten. Dit is instemmingsplichtig voor de ondernemingsraad.

De wijze waarop uit de RI&E een plan van aanpak wordt opgesteld, gemonitord en geëvalueerd. Dit is instemmingsplichtig voor de ondernemingsraad.

Een procedure ten aanzien van het melden en afhandelen van voorvallen van ongewenste omgangsvormen. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden dat er ook voorzieningen zijn voor meldingen waarbij de leidinggevende degene is die het ongewenste gedrag veroorzaakt.

Een vertrouwensvoorziening: in- en externe vertrouwenspersonen, onafhankelijk en goed opgeleid, zie voor richtlijnen: Home - LVV.

Jaarverslag vertrouwenspersoon waarin niet naar personen herleidbaar is aangegeven of en hoeveel werknemers de vertrouwenspersoon hebben geraadpleegd en over welke thema’s.

Een klachtenprocedure waarin is uitgelegd hoe werknemers veilig en vertrouwelijk een klacht kunnen indienen. Deze procedure moet voldoen aan eisen van zorgvuldigheid en onafhankelijkheid en moet duidelijk maken hoe en door wie een klacht wordt beoordeeld, met aandacht voor hoor en wederhoor.

Afspraken over opvang en nazorg van zowel slachtoffers, getuigen als beschuldigden.

Voorlichting en onderricht voor alle medewerkers over:

• De visie op gewenst en ongewenst gedrag en sanctiebeleid
• Gedragsregels
• De risico’s van ongewenste omgangsvormen
• De maatregelen om deze te voorkomen
• Sanctiebeleid
• Beschikbare ondersteuning (zoals leidinggevende, HR, vertrouwenspersoon, bedrijfsmaatschappelijk werk, bedrijfsarts)
• De meldingsprocedure
• De klachtenprocedure

De wijze waarop het beleid wordt geëvalueerd en bijgesteld.

Sociale veiligheid en het voorkomen van ongewenst gedrag is een integraal onderdeel van het selectiebeleid, onboardingsbeleid, exitgesprekken en functioneringscyclus.

In de RI&E wordt (de blootstelling aan) alle ongewenste omgangsvormen (agressie en geweld, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie) in kaart gebracht. Daarnaast wordt in kaart gebracht wat de risicofactoren zijn en op welke plekken in de organisatie deze (vooral) aanwezig zijn. De gemeentesecretaris is (als werkgever) verantwoordelijk en heeft een belangrijke initiërende en sturende rol.

Voor de uitvoering van de RI&E dient de werkgever (met instemming van de ondernemingsraad- artikel 27 WOR) een plan van aanpak te maken. Werknemers moeten expliciet geraadpleegd worden over hun ervaringen en percepties t.a.v. ongewenste omgangsvormen. Dat kan door het uitzetten van een vragenlijstonderzoek en/of door interviews. Ook het jaarverslag van de vertrouwenspersoon waarin niet naar personen herleidbaar is aangegeven of en hoeveel werknemers de vertrouwenspersoon hebben geraadpleegd en over welke thema’s is een bron van input bij de RI&E. Datzelfde geldt voor formele klachten rondom ongewenste omgangsvormen, input van de bedrijfsarts in beleids-SMO of jaarrapportages van de arbodienst, PAGO/PMO rapportages, relevante werknemersonderzoeken en evaluaties van eerder genomen maatregelen. 

Het algemene uitgangspunt is dat deze informatie wordt geanalyseerd met als doel het ontdekken van trends en patronen die kunnen helpen bij het werken aan preventie en aan het terugdringen van ongewenste omgangsvormen. De benoemde informatie mag nooit herleidbaar zijn naar individuele werknemers.

De werkgever neemt op basis van de RI&E maatregelen om ongewenste omgangsvormen te voorkómen, te herkennen en aan te pakken. Het plan van aanpak wordt opgesteld in samenwerking met de ondernemingsraad. Het is instemmingsplichtig conform art 27 WOR.

Aanvullend op de RI&E dient de psychosociale arbeidsbelasting periodiek gemonitord te worden. Dat kan met korte vragenlijsten, maar bijv. ook door het thema te bespreken in werkoverleg.

De maatregelen die in het plan van aanpak zijn opgenomen worden minimaal jaarlijks geëvalueerd tussen werkgever en ondernemingsraad (onderdeel van de PDCA-cyclus). Het is daarbij belangrijk om niet alleen na te gaan wat er goed ging en beter kon in het proces, maar ook of het beoogde doel is bereikt. Het plan van aanpak en de evaluatie ervan worden bekend gemaakt aan alle medewerkers.