Voorbeelden en tips

Streef naar diversiteit van de vertrouwenspersonen in gender, leeftijd, culturele komaf, seksuele oriëntatie, functiegroepen, intern en extern, en heb aandacht voor beschikbaarheid op verschillende locaties. Dan hebben werknemers een keuze.  

Zorg dat de vertrouwenspersonen (regelmatig) opgeleid zijn en onafhankelijk.  

Zorg dat vertrouwenspersonen een apart telefoonnummer hiervoor hebben en dat ze een of meer ruimtes hebben waar mensen zonder door hun collega’s gezien te worden gesprekken kunnen hebben. Zorg ook dat ze voldoende tijd voor hun werk krijgen.  

Communiceer regelmatig naar de werknemers wie de vertrouwenspersonen zijn en waarvoor werknemers bij hen terecht kunnen. 

Mediation kan door een interne of een externe mediator. Externe mediators die ingeschreven zijn in een register, voldoen aan kwaliteitseisen en hebben een klachtenprocedure. Mediation is altijd vrijwillig voor beide partijen. Zorg voor een onafhankelijke mediator, die geen enkel belang heeft in een geschil. Laat het resultaat van de mediation vastleggen voor beide partijen. Wanneer mediation mislukt is, laat dan op een feitelijke manier vastleggen dat de mediation geen resultaat heeft gehad. 

Bewaak bij een klachtencommissie de onafhankelijkheid. Dat kan bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat er geen werknemers in de klachtencommissie zitten die direct of indirect betrokken zijn bij de klacht of belangen hebben bij een van de werknemers. Onafhankelijkheid wordt ook bereikt door een externe onafhankelijke voorzitter te benoemen. Grootste risico van afhankelijkheid is dat organisatiebelangen een rol gaan spelen in het beoordelen van een klacht. De kunst is om een klacht te laten behandelen los van het organisatiebelang. Dat betekent bijvoorbeeld dat een klachtencommissie zich in haar oordeel over een werknemer over wie een klacht is ingediend, niet mag laten leiden door de goede prestaties van die werknemer of door het belang van zijn positie binnen de organisatie. 

Laat periodiek terugkoppelen hoeveel meldingen en klachten er zijn geweest.