Voorbeelden en tips

Van leidinggevenden worden (ethisch en inclusief) leiderschap en voorbeeldgedrag verwacht met betrekking tot normstelling en aanpak van ongewenste omgangsvormen. Leidinggevenden moeten in het eigen gedrag respectvol, eerlijk en integer handelen laten zien. Ze moeten in staat zijn om vroege signalen van ongewenste omgangsvormen te identificeren en moeten deze pro-actief (kunnen en durven) adresseren. Geef bij scholing van leidinggevenden aandacht aan het bevorderen van een sociaal veilige teamcultuur. Train leidinggevenden erin dat ze niet wegkijken bij ongewenste omgangsvormen in de hoop dat het dan vanzelf overgaat, dat ze werknemers correct aanspreken en grenzen stellen aan individuele werknemers. 

Bij het bespreken en onderzoeken van ongewenste omgangsvormen zijn de basisprincipes:

  • Respect en veiligheid voorop
  • Geen oordeel
  • Wees concreet en feitelijk
  • Benoem gedrag en de effecten ervan
  • Afsluiten met duidelijke afspraken. 

Essentiële gespreksvaardigheden voor leidinggevenden zijn:

Actief luisteren

  • Volledige aandacht geven, niet onderbreken.
  • Samenvatten en doorvragen: “Als ik je goed begrijp, zeg je dat…”
  • Gevoelens erkennen zonder oordeel. 

Neutraal en onbevooroordeeld blijven

  • Geen partij kiezen voordat het hele verhaal duidelijk is.
  • Geen aannames doen (“Wat is er precies gebeurd volgens jou?”). 

Omgaan met emoties

  • Kalm en empathisch blijven als iemand boos, verdrietig of angstig is.
  • Ruimte geven voor emoties zonder dat het gesprek ontspoort. 

Grenzen stellen en normeren

  • Duidelijk aangeven wat acceptabel gedrag is.
  • Gedrag benoemen in plaats van de persoon veroordelen (“Het viel me op dat je X zei. Kun je uitleggen wat je daarmee bedoelde?”). 

Transparant zijn over vervolgstappen

  • Vertellen wat er met het gesprek gaat gebeuren en wat de opties zijn.
  • Valse beloften voorkomen (“Ik ga dit serieus nemen en overleggen met HR, maar ik kan niet beloven wat de uitkomst zal zijn.”). 

Gesprekken documenteren en opvolgen

  • Zorgen voor goede verslaglegging bij formele signalen.
  • Vervolgafspraken plannen om betrokkenen te begeleiden. 

In voorlichting, training en sessies die gaan over bewustwording kun je extra aandacht geven aan: 

  • het verschil tussen ervaren ongemak (bijv. als feedback gegeven wordt op functioneren) en ongewenste omgangsvormen.
  • het herkennen van signalen van ervaren ongewenste omgangsvormen bij zichzelf en anderen.
  • respectvol feedback geven aan elkaar.
  • grenzen stellen.
  • de rol van collega’s en leidinggevenden die situaties van ongewenste omgangsvormen als omstander meemaken. 

Neem in (vaardigheids)trainingen voor werknemers de volgende elementen op: 

Ik-boodschappen gebruiken

  • Spreken vanuit de eigen ervaring: “Ik voel me ongemakkelijk als jij dat zegt…”
  • Vermijden van beschuldigingen (“Jij pest mij altijd” → “Ik merk dat ik me buitengesloten voel als…”). 

Feedback geven op gedrag, niet persoon

  • Richten op wat iemand deed in plaats van wie iemand is.
  • De STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie) gebruiken om concreet te blijven. 

Grenzen aangeven op een respectvolle manier

Duidelijk, maar niet aanvallend zijn: “Ik stel het niet op prijs als je dat zegt.” 

Durven benoemen, ook al is het spannend

  • Leren om ongewenste omgangsvormen bespreekbaar te maken zodra het zich voordoet, niet pas bij escalatie.
  • Steun zoeken (vertrouwenspersoon, collega) indien nodig. 

Open staan voor feedback

  • Luisteren als je aangesproken wordt, zonder meteen in de verdediging te schieten.
  • Vragen naar verduidelijking (“Kun je uitleggen wat je bedoelt?”). 
  • Kijk ook welke workshops en trainingen er binnen de organisatie zijn die collega’s en teams kunnen ondersteunen in het voorkomen of begrenzen van ongewenste omgangsvormen, zoals trainingen of workshops over grenzen aangeven, feedback geven en ontvangen, assertiviteit.
  • Werknemers zijn verplicht om deel te nemen aan voorlichting. Houd er rekening mee dat iedereen wel de kans krijgt voorlichting te volgen.
  • Sommige vormen van ongewenste omgangsvormen, zoals seksuele intimidatie, zijn voor werknemers lastig bespreekbaar. Overweeg in zulke gevallen om andere werkvormen in te zetten dan een gesprek of presentatie om bewustwording te creëren en om maatregelen effectief te bespreken. Bijvoorbeeld theater (het naspelen en bediscussiëren van herkenbare situaties uit de eigen organisatie of voorlichtingsmateriaal (een film, een actualiteitenprogramma, etc.)). Ook het bespreken van een (geanonimiseerde) case kan de risico’s inzichtelijker maken.